1. Inleiding
1.1. Deze verklaring beschrijft de verwerking van persoonsgegevens van Woodstep Online B.V. (Woodstep Online), Woodstep Renovatie B.V. (Woodstep Renovatie) en Woodstep Renovatie NH B.V. (Woodstep Renovatie NH) (hierna gezamenlijk te noemen: Woodstep).
1.2. Woodstep houdt zich voornamelijk bezig met het leggen en behandelen van houten vloeren. In dat kader heeft Woodstep Renovatie ook een platform ontwikkeld, waarop opdrachten voor ZZP’ers beschikbaar worden gesteld (het Floorconnect Plaftorm).
1.3. Woodstep gaat zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens en neemt passende technische en organisatorische maatregelen. Woodstep houdt zich daarbij aan de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming en het Uitvoeringsbesluit.
2. Persoonsgegevens
2.1. Welke specifieke persoonsgegevens Woodstep verwerkt hangt af van de producten en diensten die Woodstep aan je levert en de functionaliteiten van de website die je gebruikt.
Webshop2.2. Afhankelijk van de producten en diensten die Woodstep aanbiedt, kan Woodstep ten aanzien van de webshop de volgende persoonsgegevens van je verwerken:
(a) voor- en achternaam;
(b) adresgegevens;
(c) telefoonnummer;
(d) e-mailadres;
(e) financiële- en betaalgegevens;
(f) technische meetgegevens van apparatuur zoals een IP-adres, MAC-adres, identifiers in cookies en jouw surfgedrag op de website; en
(g) overige gegevens die jij aan ons verstrekt, bijvoorbeeld via ‘Mijn Woodstep-account’, telefonisch of per e-mail.
2.3. Afhankelijk van de producten en diensten die Woodstep aanbiedt, kan Woodstep ten aanzien van renovatie de volgende persoonsgegevens van je verwerken:
(a) voor- en achternaam;
(b) adresgegevens;
(c) telefoonnummer;
(d) e-mailadres;
(e) financiële- en betaalgegevens;
(f) technische meetgegevens van apparatuur zoals een IP-adres, MAC-adres, identifiers in cookies en jouw surfgedrag op de website; en
(g) overige gegevens die jij aan ons verstrekt, bijvoorbeeld via ‘Mijn Woodstep-account’, telefonisch of per e-mail.
2.4. Afhankelijk van de producten en diensten die Woodstep aanbiedt, kan Woodstep ten aanzien van het Floorconnect Platform de volgende persoonsgegevens van je verwerken:
(a) handelsnaam;
(b) voor- en achternaam;
(c) adresgegevens;
(d) telefoonnummer;
(e) e-mailadres;
(f) KvK-nummer en andere KvK-gegevens, voorzover hierboven niet vermeld; en
(g) technische meetgegevens van apparatuur zoals een IP-adres, MAC-adres, identifiers in cookies en jouw surfgedrag op de website.
2.5. Om de service van Woodstep voortdurend te verbeteren, worden contactmomenten geanalyseerd. Dat betekent dat Woodstep telefoongesprekken kan opnemen voor trainingsdoeleinden. De telefoonopnames die Woodstep maakt kunnen persoonsgegevens bevatten.
2.6. Woodstep maakt op de locaties gebruik van cameratoezicht, om diefstal tegen te gaan en klanten, bezoekers en werknemers te beschermen. De camerabeelden die Woodstep maakt kunnen persoonsgegevens bevatten. Op de locaties zelf wordt je (ook) geïnformeerd over het cameratoezicht en het doel hiervan, doormiddel van een bordje.
2.7. Woodstep kan gegevens over eventuele strafrechtelijke feiten/fraudeaspecten verwerken, bijvoorbeeld wanneer het noodzakelijk is om fraude te onderzoeken.
3. Doeleinden
3.1. Woodstep verwerkt bovenstaande gegevens voor de volgende doeleinden:
(a) het beheren en uitbreiden van het klantenbestand;
(b) het sluiten en uitvoeren van overeenkomsten, waaronder het verwerken van betalingen;
(c) online dienstverlening;
(d) marketing, waaronder het toesturen van informatie, nieuwsbrieven, uitnodigingen of aankondigingen;
(e) het verrichten van analyses van persoonsgegevens ten behoeve van statistische doeleinden en het gebruik van een archiefbestemming;
(f) het verbeteren van de service;
(g) tegengaan van diefstal en het beschermen van klanten, bezoekers en werknemers;
(h) het onderzoeken van strafrechtelijke feiten/fraudeaspecten;
(i) afhandelen van contactverzoeken (telefonisch, via de website of social media);
(j) het kunnen voldoen aan de wettelijke verplichtingen;
(k) het gebruik van de website; en
(l) het verbeteren van de website.
4. Verkrijging persoonsgegevens
De persoonsgegevens worden door Woodstep (rechtstreeks) van de betrokkenen verkregen via webformulieren, telefonisch of per e-mail.
5. Gebruik van persoonsgegevens
5.1. Bij het gebruik van de producten, diensten en de website kun je persoonsgegevens invoeren en laat je bepaalde gegevens achter.
5.2. Als je producten of diensten van Woodstep afneemt, verwerkt Woodstep jouw persoonsgegevens om uitvoering te geven aan de overeenkomst tussen jou en Woodstep. Voor het gebruik van de website gebruikt Woodstep dezelfde grondslag.
5.3. Als je klant bent bij Woodstep, dan kan Woodstep je informatie sturen over soortgelijke producten en diensten van Woodstep als de producten of diensten die je eerder bij Woodstep hebt afgenomen. Dat doet Woodstep op basis van de Telecommunicatiewet.
5.4. Voor het toesturen van andere marketinginformatie, vraagt Woodstep jouw toestemming. Deze toestemming geef je online door een vinkje te activeren. Je kunt de toestemming intrekken door je uit te schrijven voor deze e-mails met de link in de e-mail of door een e-mail te sturen aan privacy@woodstep.nl. Afmelden van de nieuwsbrief kan ook via ‘Mijn Woodstep-account’.
5.5. Wanneer je jouw toestemming intrekt, dan verwijdert Woodstep die persoonsgegevens waarvoor je toestemming had verleend. Het voorgaande is niet van toepassing indien Woodstep jouw gegevens langer moet of mag bewaren op grond van wet- of regelgeving of daarvoor een gerechtvaardigd belang heeft.
5.6. Voor het verbeteren van de website en de service, het cameratoezicht en het onderzoeken van strafrechtelijke feiten/fraudeaspecten, heeft Woodstep een gerechtvaardigd belang.
5.7. Woodstep verwerkt persoonsgegevens wanneer Woodstep daartoe wettelijk gezien het recht, dan wel de verplichting heeft of Woodstep daarvoor een gerechtvaardigd belang heeft.
5.8. Woodstep verwerkt ook namen, e-mailadressen en telefoonnummers van contactpersonen van organisaties waar Woodstep mee samenwerkt. De verwerking van persoonsgegevens van contactpersonen van organisaties waar Woodstep mee samenwerkt is noodzakelijk voor de uitvoering van deze samenwerking.
6. Verstrekken van persoonsgegevens aan derden
6.1. Wanneer dat noodzakelijk is voor de dienstverlening, stuurt Woodstep de door jou verstrekte gegevens door aan derde partijen. Dat zijn derde partijen zoals IT-ondernemingen die Woodstep assisteren met de website en het opslaan van data, de boekhouder of accountant, partijen die samen met of voor Woodstep marketingactiviteiten verrichten, post- en transportbedrijven, (andere) bezorgpartners, leveranciers, partijen die samen met of Woodstep marketingactiviteiten verrichten, betaalpartners, derden die voor Woodstep werkzaamheden verrichten (bijvoorbeeld ZZP’ers) en de belastingdienst of andere overheidsinstanties waartoe Woodstep verplicht is informatie te delen.
6.2. Indien Woodstep jouw gegevens aan een derde verstrekt, dan is die derde verplicht jouw gegevens niet voor andere doeleinden te gebruiken dan waarvoor ze zijn verstrekt. Deze verwerking van persoonsgegevens wordt, wanneer de wet dat, voorschrijft vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.
6.3. Woodstep zal verder geen gegevens aan andere partijen verstrekken dan de hierboven bedoelde, tenzij dat wettelijk is toegestaan of is verplicht.
6.4. Woodstep verwerkt jouw gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Dit houdt in dat Woodstep jouw gegevens ook binnen de EER opslaat.
7. Beveiliging en bewaring
7.1. Woodstep neemt passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot jouw persoonsgegevens te beperken.
7.2. Woodstep bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is en heeft in dit kader bewaartermijnen bepaald. Dit zijn de volgende:
(a) Telefoongesprekken: maximaal 30 dagen, tenzij wettelijke verplichtingen een langere bewaartermijn vereisen.
(b) Camerabeelden: maximaal 4 weken, tenzij er iets verdachts is dat verder onderzocht moet worden of wettelijke verplichtingen een langere bewaartermijn vereisen.
(c) Onafgeronde offerte of bestelling in een inactieve klantaccount: 1 jaar.
(d) Inactieve klantaccounts: 7 jaar.
(e) Inactieve zzp’ers: 7 jaar.
(f) Administratie: 7 jaar.
(g) Meldingen (webshop) retouren, opdracht klachten en herstelwerkzaamheden: 7 jaar.
(h) Nieuwsbrieven en gepersonaliseerde berichten: 7 jaar, tenzij jij je hiervoor hebt uitgeschreven.
(i) Fraudepreventie: zolang Woodstep dergelijke gegevens moet of mag bewaren op grond van wet- of regelgeving of daarvoor een gerechtvaardigd belang heeft.
7.3. Woodstep heeft onder andere de volgende beveiligingsmaatregelen genomen:
(a) alle personen die namens Woodstep toegang tot jouw gegevens hebben zijn verplicht tot geheimhouding van die gegevens;
(b) het hanteren van een gebruikersnamen- en wachtwoordbeleid voor alle systemen;
(c) Multi Factor Authenticatie voorafgaand aan de toegang tot de door Woodstep gebruikte systemen;
(d) back-ups van de persoonsgegevens om ze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
(e) security audits.
8. Cookies
8.1. Cookies zijn tekstbestandjes die op jouw computer of mobiele apparatuur worden opgeslagen wanneer je de website van Woodstep bezoekt. Op de website van Woodstep worden cookies gebruikt om je een optimale gebruikerservaring te bieden. Daarmee hoef je bijvoorbeeld niet steeds dezelfde informatie in te vullen en kun je eenvoudiger door de betreffende website navigeren.
8.2. Voor het gebruik van tracking cookies vraagt Woodstep toestemming wanneer je de website gebruikt. Wanneer je geen toestemming verleent, worden geen tracking cookies verwerkt.
8.3. Daarnaast kan Woodstep gebruik maken van analytische cookies om het gebruik van de website te analyseren en de website te verbeteren. Daarvoor maakt Woodstep gebruik van Google Analytics. De verkregen informatie, waaronder het IP-adres van jouw apparaat, wordt door Google opgeslagen in de Verenigde Staten. Voor meer informatie lees het privacybeleid van Google en het specifieke privacybeleid van Google Analytics.
8.4. Het al of niet toestaan van cookies kun je wijzigen in de instellingen van je browser.
8.5. Via de volgende link kun je zien welke cookies Woodstep plaatst en voor welke doeleinden: https://www.woodstep.nl/cookies . Indien cookies worden geplaatst door diensten van derden die op de pagina's worden weergegeven, verwijst Woodstep je voor meer informatie over – verwerkingen van persoonsgegevens via – deze cookies naar het privacybeleid van de betreffende aanbieder.
9. Websites van derden
De website van Woodstep kan verwijzingen naar andere websites bevatten, zoals hyperlinks. Woodstep is niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor het verwerken van persoonsgegevens door die websites. Deze privacyverklaring is niet van toepassing op het gebruik van websites van derden.
10. Social media
Er zijn mogelijk social media knoppen op de website van Woodstep opgenomen om pagina’s te kunnen delen via social media netwerken zoals Facebook en Instagram. Indien je op deze knoppen klikt worden jouw persoonsgegevens verwerkt door het desbetreffende social media netwerk. Lees de privacyverklaringen van Facebook en Instagram om te zien hoe deze netwerken met jouw persoonsgegevens omgaan.
11. Minderjarigen
Woodstep richt zich met de website of als organisatie niet specifiek op minderjarigen. Dit houdt in dat als je jonger bent dan 18 jaar, je toestemming nodig hebt van een ouder of voogd om gebruik te maken de website. Ben je bij jouw bezoek aan de website of webshop minderjarig, dan gaat Woodstep ervan uit dat je voor jouw bezoek deze toestemming hebt gekregen.
12. Contact met Woodstep
Als je naar aanleiding van deze verklaring contact met Woodstep wilt opnemen, dan kan dat via onderstaande contactgegevens.
Telefoon: 0546 232 036
E-mail: privacy@woodstep.nl
13. Wijzigingen
Woodstep kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen zullen op de website worden gepubliceerd.
14. Jouw rechten: inzage en wijzigen van gegevens
Je hebt het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. Daaronder valt het recht om Woodstep een verzoek te doen tot inzage, beperking, rectificatie of wissing van jouw persoonsgegevens. Ook kun je vragen om jouw persoonsgegevens aan je over te dragen. Na ontvangst van jouw verzoek ontvang je binnen vier weken antwoord. Je kunt een dergelijk verzoek toesturen aan privacy@woodstep.nl.
Daarnaast is het ook mogelijk om jouw persoonsgegevens in te zien en (zelf) te wijzigen in ‘Mijn Woodstep-account’.
15. Klachten
Woodstep hoort het graag indien je klachten hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens. Klachten kunnen gemeld worden aan privacy@woodstep.nl.Op grond van de privacywetgeving heb je ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Versie juli 2024